スマート会議予約ソリューション

急な打合せが入ったのに、会議室が空いてない！といったことはございませんか？
弊社では近年従業員が増えたこともあり、会議室がなかなか予約できなかったり、
予約は入っているものの（おそらく仮で予約して）実際には使われていない、
といったことが散見されるようになりました。
そこで、これら社内の不満を解消するべく、弊社研究開発にて、
会議室利用の「ムリ・ムダ・ムラ」を排除するための業務効率化ツールを作成いたしました！

会議室の予約機能はもちろん、「空予約」や「超過利用」を防止する機能、
利用実態を見える化するBI機能などを実装しております。

まずはデモ動画をご覧ください。

機能概要

「空予約」の防止機能

自動キャンセル

開始時間を過ぎても一定時間利用開始されない予約を、自動的にキャンセルします。使わずに掴んだままの会議室を速やかに開放します。

ワンクリック退室

会議が早く終了した際、ワンクリックで残り時間を開放できます。空き状態なら会議室前で今すぐ利用を開始することもできます。

リマインダー

当日の予約をリマインドすることで、会議の開始忘れ、キャンセル忘れを防止します。

「利用状況」の見える化機能

利用状況分析

ログを蓄積し、様々な切り口で分析ができます。会議室の増設要否の判断や空予約を繰り返す社員への注意喚起等に活用できます。

「だらだら利用」の防止機能

会議の終了告知

会議の終了時間前にアナウンスを流すことで、終了時間を超えた利用を防止します。

終了依頼アナウンス

前の利用者が、超過して利用している場合に、外から終了依頼アナウンスを会議室内に流し、退室を促せます。

アジェンダ登録・タイムキーパー

事前にアジェンダを登録しておくと、タイムキーパー機能で会議の議事進行を管理でき、会議の生産性向上に繋がります。

その他の便利機能

来客案内・飲料手配

来客者・飲料情報を登録することで、受付担当者との情報共有が容易となります。当日の来客者一覧と、飲料手配状況をリアルタイム表示できます。

技術ポイント

WebシステムとAndroidアプリのハイブリッド: Web側からの操作を受け、会議室前のタブレット(Androidアプリ)表示を自動切替。
反対に、タブレット(Androidアプリ)からの操作を受け、Webページを自動切替。
Webとアプリの双方向でリアルタイム反映を実装しています。
音声案内: 会議終了時間のお知らせなど、会議室内に設置したスピーカーに自動音声を流します。
メール通知: 自動でキャンセルされた際など、システムから自動で利用者へメール通知を行います。
Power BIを用いたレポーティング: 利用実績の推移や自動キャンセル者(空予約常習者)のランキング表示など、
各種レポートをPower BIで閲覧できるようにしました。