株式会社間口様

Payslip 導入事例

 

お客様情報株式会社間口様
業種:シェアードサービス事業
ご担当者様:取締役社長執行役員:中村様、人事部 部長:渡邊様、課長代理:外山様、
ICT部 課長代理:内海様、主事:眞砂様

株式会社間口は、2018年度より間口グループ全体にかかわる管理業務である人事、財務、企画総務、 ICT、調達の5つの部門をプロフィット化、シェアードサービス事業として、スタート。各部門の自立性を向上 させながらも、ホールディングスを中心とした「グループ連携のサポート」、事業会社個々の特性に適応した 「管理サポート」を担っている。

システム運用・システム保守 プロジェクトマネジメント
 

株式会社間口様の事例のポイント

  • 「効率」と「品質」を上げるための現行業務の棚卸し
  • ICTを活用した業務改善策の検討、実践を徹底
  • 働き手の「生産性」を変える、導入による波及効果
 

課題・ご要望

  • ICTで自動化できる可能性の探求
  • 「紙」で運用する業務負荷の実態を把握し改善へ
  • 大量データを安全、安心に運用できる仕組みを構築

株式会社間口様では、業務の「効率」「品質」を向上させることをテーマに、グループ全体を視野に 「ICTを取り入れることで実現できる業務改善」に向け、様々な施策をご検討され、実践され続けています。 施策のひとつであった「給与明細のWEB化」に向けた経緯や、導入効果についてお話いただきました。

システム運用・システム保守 プロジェクトマネジメント
 

プロフィットセンターが担う役割、ICTを徹底活用し「生産性」を向上させるための仕掛けづくり

ICTを活用した業務改善に向け、これまでどのような取り組みをされてこられたのでしょうか?

株式会社間口は、グループ会社23社の管理業務を担当することから、グループ全体の利益に貢献できる徹底した業務改善(効率・品質の向上)を行う必要があります。 そこで昨年より、ICTを活用した業務改善に向けて、各部門で取り組みを強化してきました。 RPA導入ではルーティンワークの効率化と運用の見直し、そしてワークフローシステム導入では申請業務の効率化とデータ活用を進め、結果的に大きな改善を実現しています。 また人事部では、以前から課題となっていました入社書類の保管・運用につきまして、紙書類の電子化及びWEBシステムへの登録を実施しました。 それにより、本社/出張所での重複管理の廃止や保管スペースの削減に加え、運用面でも書類を探す手間がなくなり、従来の現場作業の負荷を大きく軽減することができました。 ​

「紙」から「電子」への切り替えという視点から給与明細もWEB化へ

上記のような経緯もあり、「給与明細」もペーパレスにしたいと考えました。とくに、給与明細は発行までの一連の業務に非常に負荷(労力とコスト)がかかっていると認識していました。(8,500枚もの給与明細を印刷し、手渡しするまでには多くの印刷にかかる紙代や、郵送費が必要なことはもちろん、大量データを処理するため、常に印刷する機械の故障もリスクとしてあり、配送間違いがないよう所属先の確認(「応援」などで所属先が変更となる場合もあるため)などを人の手を介して必ず行っているのが実態でした。)この一連の作業を非常に短期間(約1日)で完了する必要もあって、大量データを安全・安心に、かつ人の手を介さない(自動化)仕組みへ変更することを決定しました。

効果

  • 「人の手」を介すリスクがなく、紛失や配送ミスの心配なし
  • シンプルで使いやすい、利用者になじむ画面設計
  • 災害対策を意識した安否確認機能も搭載

「使いやすさ」と「充実した機能」が選定のポイント

今回「Payslip」をご選定いただいたポイントは?

先述した課題を解決するうえで、重要なこととして「人の手」を介したやり取りを極力なくすという方針がありました。たとえば、どうしても印刷して配送し、個人に渡るまでの間には各部署の担当者の間で「給与明細(紙)」の物理的な移動が発生します。その移動には「配送ミス」のリスクもあれば、仮に退職者がいた場合では、きちんと該当者へ行き届いたか(紛失していないか)などにも配慮する必要があります。そのため、ペーパレス化に向けて現行業務で必要な作業をどこまでシステムに持たせることができるか、機能と期待する運用を十分に検証して、導入したいといった思いがありました。その点を解決すべく、カコムスの提案ではトライアル期間を十分に設けながら、課題整理もSEと密に連携しながら運用設計支援を受けられること、また展開は順次影響範囲を考慮して、スモールスタートからの導入計画が可能と提示いただいたことはポイントになりました。

他社製品と比較してみていかがでしたか?

まず「シンプルで分かりやすい」設計である点を評価しました。UIもスマホを意識した構成になっていてパッと見て直感的に操作できるなと感じましたし、(実際、導入後に利用者からの操作に関する問い合わせはあまりありませんでした。)、「定型(一斉通知)」「個人(個別通知)」に分けて、給与明細以外にも配布できる機能が容易に管理できる点も他社製品と比較して高い評価となりました。最後に後押ししたのは災害対策を意識した「安否確認」の機能を標準で搭載していたことにもなります。

選定後からご導入されるまではいかがでしたか?

選定後、導入に向けて苦労したのは利用者が本当にどこまでWEB化することで、紙の印刷がなくなるのかを把握することにありました。やはりシステムに不慣れな利用者やご年配の方もいますので、急に紙からシステムに切り替えますという運びにはできない実情もあります。どんな利用者でも使いやすいよう、そこはカコムスにも協力してもらい運用設計の支援から、ときには機能を柔軟にバージョンアップ対応いただけたことに感謝しています。今後も進化し続けるパッケージ製品として期待しています。

今後の展望

システム導入により、業務への取り組みが積極的に

最後に今後の展望をお聞かせいただけますでしょうか?

今回のシステム導入による効果は「既存業務の負荷軽減」にあったと感じています。しかし、波及効果として「仕分け」や「給与明細の印刷」などにかかっていた作業時間を社員ひとりひとりが、どんな業務に置き換えることができるかを考え、積極的に新しい仕事に取り組むように意識が変わってきたことに大きな成果を感じています。より成長し続けるために必要なことを考える意識を組織全体で持ちながら、株式会社間口としては継続してよりよい環境にしていくために、これまで以上にICTを活用した業務改善などを検討、実践していきながら「効率」「品質」の向上をより高い次元で実現していきたいと考えています。

担当より一言

PaySlipをご導入頂きましてありがとうございます。​ また当社の機能面を評価して頂き、大変嬉しく思います。​ 株式会社間口様が目指される「効率」と「品質」をより一層高められるように、 これからも精一杯サポートして参りたいと思います。

上記のWEB給与明細に関するお問い合わせ

担当窓口:営業部

電話番号:06-6342-7811

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