SharePoint Online 導入支援サービス

SharePoint Onlineではポータルサイトの作成機能を有しています。 社内で情報共有をおこなうサイトが簡単に作成可能です。全体通知のニュースや、リンク集、共通ドキュメントなどの共有したい情報をポータルサイトに集約します。後続の説明に出てくる権限管理・ファイルの共有などもポータルサイトに対して行う機能となります。 また、ポータルサイトはWebパーツと呼ばれる様々な機能の部品を組み合わせることにより、直感的に作成することが可能です。

● SharePoint Online ポータルサイトイメージ

SharePoint Online上で作成したサイトやコンテンツにはそれぞれアクセス権限の設定を行うことができます。
権限を有していないユーザーは、対象の情報やサイトにアクセスすることはできない動作ですので、情報漏洩などのセキュリティリスクを低減することが可能です。そのため、機密情報などセキュリティ性を求められるドキュメントの保管場所としても最適です。

SharePoint Online上に作成されたサイトでドキュメントファイルなどを管理する場合は、ドキュメントライブラリと呼ばれるコンテンツ内にアップロードします。この中にアップロードされたファイルは、他のメンバーが閲覧するだけではなくリアルタイムに共同編集することも可能です。

また編集中に誤って内容を削除してしまった場合も、バージョン管理機能を搭載しているため、復旧はすぐに可能です。

ドキュメントライブラリを作成し、情報を集約することで管理者はドキュメントの管理が容易となります。
また、利用者はドキュメントをリアルタイムで利用できることで、日々の作業の生産性向上に繋がります。

● ドキュメントの共同編集イメージ

● ドキュメントライブラリ画面イメージ

● ドキュメント格納イメージ

SharePoint Onlineのサービスはクラウド上で利用できるため、インターネットに接続できる環境があれば、タブレット・スマートフォンなどのスマートデバイス全般から閲覧が可能です。
外出先やリモートワークなどで社外にいる場合でも確認ができるため、ロケーションに関わらずSharePoint Onlineを活用することができます。
※設定によって社内からのアクセスのみに制限することも可能です。