岸田：当校では、新型コロナウイルスの感染拡大により対面授業が困難になったことを機に、Microsoft Teamsを使ったオンライン授業など教育のICT化に着手しました。ICTに詳しい人材がいない中、手探りで取り組みながら徐々に教職員の意識が高まっていきましたが、Microsoftの多様なアプリケーションを使いこなせるほどの知識やスキルはなく……。「これを使えば効率化できる」「便利になる」といった情報にはたびたび触れるものの、十分に活用できない状況が３～４年 ほど続いていました。

また、当時の環境では、時間割やスケジュールといった学内の情報を学外からは閲覧できませんでした。私を含む教員はさまざまな病院や施設で実習指導を行うのですが、情報を確認するために学校に戻るなど業務が非効率になっていました。

佐治：きっかけは、教職員間の連絡ツールの切り替えが必要になったことです。コロナ禍前から、学生とのやり取りや教職員間の連絡手段として無料のWebツールをカスタマイズして使っていました が、サービスの停止により利用できなくなって 。学生とのやり取りは既存の学籍システムにTeamsを連携する形に変更しましたが、教職員間の連絡ツールは別に探す必要がありました。

そこで、コロナ禍以降のICT化においてMicrosoft 365の運用を支援いただいているカコムスさんに 、先ほどの課題と合わせて相談したところ、365 Viewを紹介 してくださいました。

岸田：まず大きかったのは、使いたい機能からMicrosoftの各アプリケーションにアクセスできることです。当校には年齢の高い教職員が多いため、「アプリのことを理解していなくても自然と使いこなせるようになる」点が魅力的でした。新しいことへの適応が難しい人でも、「簡単に使えるなら挑戦してみよう」と前向きに思えるのではないかと期待しました。加えて、料金設定が手頃であり 、低コストで利用できることも重要なポイントでした。

佐治：最終的な決め手は、カコムスさんへの信頼でしたね。Microsoft 365の運用支援の中で、こちらのICTリテラシーに合わせたヒアリングや提案をいただき、大きな信頼と安心感を持っていました。当校に寄り添ってくださる姿勢は、365 Viewのサポートについても同様に感じています。

佐治：はじめに管理職6名でトライアル利用を行い、カレンダー、SharePointでのサイト作成、ニュース配信などの機能を一通り試した後、学内での正式な決定 を経て2024年4月から 正式な運用を開始しました。

導入作業は主に私が担当しました。ICTへの知見や業務経験はありませんでしたが、カコムスさんが時間をかけてレクチャーしてくださったおかげで、無事に導入できました。最初はSharePointで何ができるのかさえ理解していなかった私に、使い方や活用方法を丁寧に教えていただいて感謝しています。

岸田：ICTの知識や理解は個人差が大きいことに留意し、誰も取り残さないよう慎重に進めています。トライアルに先立ち、カコムスさんが教職員全体向けの説明会をリモートで開催してくださり、大変ありがたかったです。ICTの知識やスキルが乏しい、私たちのレベルに合わせてお話しくださって。教職員は抵抗感なく安心して聞いている様子で、「頑張って使えるようになりたい」という雰囲気が感じ取れました。新しい取り組みを進める上で、心の垣根を取り払うことは非常に重要なので、「みんなが受け止めてくれて良かった」と安堵しました。

岸田：現時点で活用しているのは、カレンダー機能によるスケジュールの共有が中心です。それ以外の運用はまだこれからの段階ですが、既に業務効率化の効果を感じています。外出先から他の教職員の状況を確認できるため段取りや連絡を取りやすくなるとともに、各自のスケジュールも管理しやすくなりました。

佐治：学内の業務効率を検討するチームからは、「組織や個人の業務負担を把握しやすくなった」と評価する声が上がっています。負担の増加や偏りを可視化できれば、個別の声かけや業務の分散などの労務管理にも活用できる。現状ではスケジュールの入力内容にばらつきがありますが、全員がきちんと入力するよう促しながら、業務負担や残業時間の削減につなげていきたいと考えています。

アンケートやニュース配信などの機能もこれから活用していく予定です。管理職内でトライアル済みなので使える状況になってはいますが、段階を踏みながら活用を広げていきます。

岸田：シンプルかつ簡単で、とても使いやすいです。他の教職員からもネガティブな反応は特になく、「入力しやすい」「わかりやすい」と聞いています。

佐治 ：必要な機能が集約されており、Microsoftのアプリケーションを身近に感じられるようになりました。使い始めた当初はスマートフォンの画面が少しわかりにくかったのですが、2024年5月にリニューアルされて 見やすくなりました。今後のバージョンアップにも期待を持っています。

カコムスさんのサポート体制はきめ細やかで、気兼ねなく質問や相談ができます。たとえばセキュリティについて相談 した際には、内容を丁寧にヒアリングした上で「心配はない」と明確に返答 してくださり、安心できました。

岸田：特に教育機関は予算の制約が厳しく、ICTに詳しい人材が不足しているところが多いので、365 Viewの使いやすさとサポート体制は心強いと思います。

教育現場では長年、アナログで非効率的な働き方が美徳とされるような習慣がありました。しかし、これからは教育者の意識や働き方を変革し、ICTを使いこなせる次世代の人材を育てていかなければなりません。365 Viewはアナログなやり方が定着している人でも使いやすいツールなので、変革の入り口として他校にもおすすめしたいですね。

岸田：コロナ禍が落ち着き、 ICT推進から遠ざかりそうな空気がありましたが、365 Viewの導入により再び波を起こせました。これから活用を拡大していく中で、教職員間のコミュニケーションが活発になり、ひいては仕事のモチベーションが向上していくと期待しています。

業務効率化で一定の成果が得られたら、次のステップとして教育の質の向上を目指していきます。カコムスさんには、365 ViewとMicrosoft 365の運用支援のそれぞれについて、引き続きいろいろと教えていただけたら嬉しいです。

佐治：ICT推進の一貫として、事務職員を除く全教員へのタブレット端末配付を計画しており、現在トライアルしているところです。全教員がタブレット端末を使いこなせるようになり次第、ニュース機能なども活用していきます。ゆっくりとしたペースになりますが、一つずつ着実に進めていく方針です。

365 ViewやMicrosoft 365の活用を広げながら、業務効率を上げるとともに、働きやすい職場づくりにつなげていきたいと考えています。今後も手厚いサポートをよろしくお願いします。