もともと社内でBCP対策の一環としてリモートワークを推進しようという動きがありました。ちょうど流行の兆しを見せていた新型コロナウイルス感染症の影響が、本格的な検討のきっかけとなっています。また、以前は社内サーバーに社内のファイルを集約していましたが、セキュリティ上の課題は常々感じている状況でした。社内サーバーを活用していた主な理由は、使用している業務ソフトがクラウド対応でなかったためです。クラウド化することで一部のソフトが使えずに業務が止まるリスクがあるため、現状維持が続いていました。しかし、ちょうどクラウドの価格低下と、ソフトの代替となるオンラインサービスが充実したタイミングが重なりましたので、導入を開始しました。

情報システム担当者の不在は大きな問題でした。弊社は30人程度の会社ですので、情シスを専門としている社員はいません。便宜上、総務・経理を担当している清水・三宅の社員2名が社内ヘルプデスクのような役割を担っていますが、やはり専門家ではありませんので、対応にも限界があります。ソフトの単品購入やルーターの交換といった程度なら問題なく対応できても、サーバーとなると繋がっている機器や機能が広範囲になりますので、課題に対する解決案を即座に出すのは困難でした。

きっかけは、元々お付き合いのあったお取引先様からのご紹介です。非常に丁寧な対応をしてくださるお取引先様から「とても信頼している会社」とご紹介いただきました。実際にカコムスさんにお会いしてご説明いただくと、システムに明るくない私たちが理解できるような言葉や話の構成で説明してくださったので、非常に信頼を置ける会社であると感じました。また、弊社は中国に支社がある関係で、導入するシステムはMicrosoft 365にすると早々に決めていました。カコムスさんはMicrosoft 365の導入実績が豊富だという点も信頼の理由になっています。

カコムスさんを含め3社を比較検討したところ、カコムスさんからは費用面でも非常に納得感があるご提示をいただきました。導入後のサポートも含め、カコムスさんのご提案はあらゆる面で弊社に寄り添ってくれていると感じられましたので、最終的な依頼先に決定しています。

初回のヒアリングからMicrosoft 365、Azure Filesの導入までは足かけ半年ほど、構築開始から導入まではおよそ2カ月弱で完了しました。初回ヒアリングの時点ではMicrosoft 365の導入こそ決めていたものの、ファイルサーバー側はクラウドに移設することしか決まっていませんでした。そのため、弊社の現状を踏まえたベストな環境作りに向け、相談の時間をたっぷりと取っていただいたと思います。

カコムスさんに質問をし、いただいた回答を社内で確認。同時並行でソフトの入れ替えを進めるという時期がしばらく続きましたが、あまり導入を先延ばしにできませんでしたので、弊社の決算である7月末にむけ、ゴールデンウィーク明け直後から構築をスタートしていただきました。

最初に進めていただいたのがメールのExchange Onlineへの切り替え。次にTeamsを導入しました。社内サーバーからAzure Filesへの移設は現在（2022年8月末）進行中であり、9月には完了の見込みです。

システムに関する専門家ではない2名が担当をしておりますので、ひとつひとつの機能を試しながら時間をかけて導入を進めていきました。Teamsひとつ取っても使い勝手がわからないところからのスタートでしたので、他の社員に協力してもらいながらTeamsを使ったミーティングを重ね、社内での使い方を検討していきました。ある程度ルールを決めた上で使い始めなければ、想定外のトラブルや理解できないから使わないといった事態が発生します。ひとつひとつの機能を試しながら進めるルール策定には、今も時間をかけて取り組んでいる最中です。

こうした社内のルール作りに苦労はありますが、導入そのものでは大きなトラブルもなく、スムーズに進行したと思います。カコムスさんにはMicrosoft 365とAzure Filesそれぞれに専属の担当SEをつけていただきましたので、導入が滞ることは全くありませんでした。また、弊社からの問い合わせには驚くほど早いレスポンスをいただいていますので、弊社側の意思決定が止まることもありません。そうしたクイックかつ手厚いサポートをしていただいたおかげもあり、2カ月弱で導入を終わらせたいという弊社の希望を無事に叶えることができました。

Teams導入にあたり、社内におけるメール連絡は原則禁止というルールを設けました。コミュニケーションをTeamsに集約させたところ、外部のお客様とのやり取りがない内勤のスタッフは自分に関係する情報のみを受信するため、整理の手間が減り業務の効率化が図れていると好評です。

また、Microsoft 365を活用しようという意識が社内へ徐々に浸透しており、利用方法についての質問や意見が増えています。Microsoft 365を使って簡略化したい業務の提案や、Teamsへ情報を集約させる方針に対する意見が寄せられるなど、Microsoft 365やTeamsを使って業務を円滑に進めたいという意識が強くなってきていると感じます。

一方で、お客様との連絡にメールを使用する営業からは、Teamsとメールの両方を確認する手間が増えたという意見もありました。不慣れであることが理由で発生している問題もありますが、業務を効率化させていくためにも、現場から出た問題の解決はルールの面からも図っていきたいと考えています。

Azure Filesへの共有ファイル移動は現在進行中です。BCPの観点から見れば、社内サーバーに全てファイルが集約されていた状態からは改善が進んでいます。

また、Web会議をTeamsに集約させた結果、情報漏洩のリスクは大きく低減しました。従来は各々がZoomやSkype、LINEなど好みのツールを使って連絡していたため、会社側からの監視が全くできない状態でした。今回使用するツールをTeamsに統一したことで、会社側からの目が行き届く環境を構築できました。また、同時に社員側も管理下にあるという意識が強くなったため、情報を適切に扱おうというセキュリティ意識が高まっています。

現在はまだ手探りをしながら使用しているため、機能の一部しか活用できていない状態であると認識しています。課題解決のために必要な機能を明確に理解できていない状態ですので、使い方を学びながら弊社に適したシステムの構築を進めたいと考えています。

社内からも「これは解決できないの？」という要望が多く寄せられています。その後も社内のあらゆる申請・承認のフローを簡略化し、作業効率の向上を図りたいと考えています。

カコムスさんは、システムの専門家ではない私たちでも理解できるように、わかりやすく丁寧にお話を進めてくださいました。また、こちらからの相談事に対しても安易に対応せず、将来私たちが自分で解決できるように根気強く伴走していただいています。カコムスさんをご紹介いただいた取引先様がおっしゃるとおり、非常に信頼できる会社です。これからも弊社が理想とするシステムの実現に向け、サポートをお願いしたいと思います。