中村様）弊社は1970年に創業しておりますが、社員や制作スタッフの増加に伴い社内で使用しているメールや業務システム・アプリが複雑化しておりました。 総務部でも様々なシステムが動いていることは把握していたため、会社として一本化したほうが良いだろうな…と常々感じていました。
それこそ、ファイル共有はこれ、Web会議はこれ、といった形で、様々なメーカーのシステムが動いている状態でした。
そんな中、機能面や他社の事例を色々調べていくと、やはりOfficeアプリケーションと連携がしっかりしており、クラウドサービスも利用でき、将来的に会社の基盤になってくれそうなMicrosoft 365が一番良いだろうということで採用を決めました。

中村様）実はカコムスさんに相談をする前に別の企業様に導入相談を行っていました。Microsoft 365の導入はもちろんのこと、コストを抑えるためにIT導入補助金を利用したいとお伝えし、長期間にわたり打合せを重ねていたのですが、IT導入補助金の申請がうまく進まず焦りを感じていました。

ちょうどその時に知り合いの会社様からMicrosoft 365の導入実績が多くある企業としてカコムスさんをご紹介いただき、またMicrosoft 365のIT導入補助金の申請実績もあるということだったので、相談を進めていきました。

柳澤様）やはり初めてのお取引ということもあり、当初は不安もありましたが、相談を進めていくとしっかりご対応いただけそうだと感じカコムスさんに依頼するということで話がまとまりました。

※IT導入補助金について：IT導入補助金はMicrosoft 365ライセンスのみでは申請ができません。（Microsoft 365は汎用プロセスに該当する製品のため）東京ビデオセンター様では、Microsoft 365と会計ソフトを組み合わせてIT導入補助金申請をいただきました。

柳澤様）もちろん、カコムスさんがMicrosoft 365の導入実績を多くお持ちだったこと、また弊社が希望していたMicrosoft 365でIT導入補助金の申請・交付実績があったことが一番大きかったと思います。

中村様）Microsoft 365のこともIT導入補助金のことも弊社側でも自力で調べていましたが、やはり実績がある企業様に頼むと安心感が違います。Microsoft 365の導入ではセルフサインアップという課題がありましたが、そういった課題はMicrosoft 365の構築を専門にやられている企業様でしかご対応いただけなかったと思います。またIT導入補助金の申請は準備することが多くあり大変な作業でしたがIT導入支援事業者でもあるカコムスさんに申請書の書き方などフォローしてもらいながら進めました。

柳澤様）また営業担当の梅澤さんのレスポンスの速さには驚きました。やはり導入を検討する企業にとって、質問や確認事項に対してすぐにご回答いただけるというのは非常にありがたかったですし、誠実にご対応いただけそうだと感じました。

※セルフサインアップ問題とは？
独自ドメインをMicrosoft 365テナントに紐づけようとしたときに、すでにその独自ドメインで自動生成された管理者不在の非管理テナントが作成されており、紐づけができなくなる現象。

柳澤様）一番導入で苦労したのは、内部の意識を変えることだったと思います。
どうしても新しいシステムや仕組みを導入するとなると反対する声や消極的な声は0ではありません。
このあたりは弊社の新妻がうまくコントロールしてくれました。

Microsoft 365を導入することで「業務が効率化し、より便利になるんだ」、と粘り強くメンバーに説明してくれました。また導入にあたっては内部向けに非常に細かなフォローをしてくれました。

－－カコムス）弊社も多く導入ご支援しておりますが、たしかにお客様の内部に先導していただく担当者様がいらっしゃると導入のスピード感が変わってきます。

中村様）一方導入後は、特に20代～30代前半の若手メンバーがどんどん利用を進めてくれて、今では我々が教わる立場になってしまいました。

先日も社内でアンケートを取る機会があったのですが、Microsoft 365のFormsを使って社内アンケートを作ってくれました。Formsは回答結果が一覧で見れるので便利ですね。
こういったことも若手メンバーが中心となって試行錯誤しながら活用を進めてくれています。

柳澤様）当初は「一旦はメール切り替えのみをできれば良い」と思っていましたが、TeamsやOneDriveを使い始めると非常に便利なことに気付きました。

特にTeamsは便利だと感じており、今では社内のコミュニケーションはほぼTeamsに移行しています。弊社は制作会社なので、番組単位で仕事をすることが多いのですが、番組専用のチームにメンバーを集めてチャットやファイル共有が可能なので、部門間のコミュニケーションが容易になりました。

またWeb会議の開催頻度が確実に上がっていると感じています。オンサイトメンバーの会議に一部オンラインの参加者がいるといった形態の会議も増えており、出先でもスマートフォンから会議に参加するといったこともよく見る光景になりました。日程調整がしやすくなったり移動時間の削減にもつながっていると思います。

柳澤様）今回はIT導入補助金を活用してMicrosoft 365を導入することができました。もしIT導入補助金が活用できていなければ予算関係上、導入は1～2年後になっていたと思います。
業界全体や他の競合企業がDXに力を入れる中、もし導入が1～2年後にずれ込んでいたら時代に取り残されていたなと感じます。そういう意味ではIT導入補助金を活用できて助かりました。

まずはMicrosoft 365の活用をさらに浸透させることが一番ではありますが、今後もAI(Microsoft 365 Copilot)やPower Platformといった新たなサービスの情報もカコムスさんからいただきたいですし、我々もアンテナを張っておきたいと思います。