Microsoft 365 Business Basicの内容・使い方・他プランとの違いを解説

この記事では、Microsoft 365 Business Basicの内容・使い方・他プランとの違いをわかりやすく解説します。当サービスは、サブスクリプション型で提供されているため初期費用を抑えられ、常に最新のプログラムを利用できるなど、さまざまなメリットがありますが、複数のプランが用意されているためサービス内容がつかみきれないという方も多いでしょう。Microsoft 365 Business Basicの特徴を理解するのにぜひ参考にしてください。

Microsoft 365とは

Microsoft 365は、Microsoft社が提供する「サブスクリプション型」のサービスです。ワード（Word）やエクセル（Excel）に代表されるOffice製品やクラウドサービスを一定期間利用できる権利に対して、月単位もしくは年単位で利用料金を支払います。これまで一般的であった「買い切り型」と比較すると、初期費用を抑えられ、常に最新版のプログラムを利用できるメリットがあります。共同作業をスムーズに実現するための機能も豊富なため、業務の効率化にもつながるでしょう。

主なプランと利用できるサービス

Microsoft 365のサービスは、大きく「家庭向け」と「一般法人向け」に分かれます。
「家庭向け」は、個人またはファミリーを対象にしており、1〜6ユーザー用のサービスです。月単位での利用も可能ですが、支払いを年単位にすれば料金がお得になります。WordやExcelといったOfficeソフトの最新プログラムを利用できるのに加え、高性能な動画編集ソフト「Clipchamp」も利用できる点が特徴です。
「家庭向け」と比較し、「一般法人向け」はより強固なセキュリティレベルが求められるため、各サービスともに高度なセキュリティ対策がなされています。プランによっては最大300 人のチャット・通話・会議に対応し、チームでの共同作業やコミュニケーションを円滑に行うための機能も豊富です。
「一般法人向け」としては、「Microsoft 365 Business Basic」、「Microsoft 365 Business Standard」、「Microsoft 365 Business Premium」の3つのプランに加え、料金的に「Basic」と「Standard」の間に位置する「Microsoft 365 Apps for business」が用意されています。
「Basic」と 「Apps for business」は、利用料金が近いものの、提供するサービスが異なるので、以下で比較して解説します。

Officeソフト

どちらもWeb版・モバイル版のOfficeソフト（Word、Excel、PowerPoint、Outlookなど）を利用できますが、デスクトップ版のサービスがあるのは「Microsoft 365 Apps for business」のみです。完全オフラインの環境での作業が多ければデスクトップ版が必要になるでしょう。「Microsoft 365 Business Basic」を検討中の方は注意してください。

Exchange

Exchangeは、さまざまなデバイスでどこからでも、高度なセキュリティ機能を備えた法人メールが利用可能です。共有の予定表を使用すれば、会議のスケジューリングも容易です。「Microsoft 365 Business Basic」のサービス範囲に含まれており、50 GB のメールボックス付きで独自ドメインのメールアドレスを使用できますが、「Microsoft 365 Apps for business」では使用できません。

SharePoint

SharePointは、イントラネット（企業内ネットワーク）上でチームサイトを作成し、チームの情報伝達や作業を効率化するためのツールです。
「Microsoft 365 Apps for business」では、SharePoint Onlineを使用することができます。ただし、一部の機能に制限があります。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チャット・通話・会議・ファイル共有が可能なツールです。「Microsoft 365 Business Basic」ではサービスに含まれますが、「Microsoft 365 Apps for business」には、Microsoft Teamsのデスクトップ版が含まれていません。ただし、WebブラウザーからMicrosoft Teamsを使用することはできます。したがって、Microsoft Teamsを使用する場合は、「Microsoft 365 Business Basic」を選択することをお勧めします。

1TBのクラウドストレージが利用可

Microsoft 365では、OneDriveのクラウドストレージサービス（OneDrive for Business） が利用できます。ユーザー1人につき1TBが割り当てられるため、大容量の動画データでも問題なく保存可能です。また、保存したデータの共有設定をすれば、どこからでもさまざまなデバイスからアクセスでき、複数人での同時編集も可能なため、業務効率化に役立ちます。データはMicrosoftのデータセンターに保管されるため、セキュリティ面でも安心です。

OneDrive for Businessとは

OneDrive for Businessは、ビジネス向けのOneDriveにいくつかの機能が追加されたサービスです。パソコン・モバイル問わず多数のユーザーとファイルを共有する際に役立ちます。1ユーザーに対する利用可能な容量は1TB用意されており、Microsoft TeamsなどのアプリケーションやWordやExcelといったOfficeソフトとも連携できるため、資料を共有して業務を行う際など活用シーンは多岐に渡ります。また、高度なセキュリティ手段が用意されているので、コンピューターウィルスなどの脅威にさらされることなく、安全に利用できます。

似たようなサービスにOneDriveがありますが、OneDriveはWindows10に標準搭載されている個人ユーザー向けの有料サービスで、5GBまでなら無料で利用できます。一方、OneDrive for Businessは、法人向けの有料サービスで、Officeソフトに加えて、Teamsなどコミュニケーションツールを使用可能なうえ、高度なセキュリティとコンプライアンス機能が付加されている点がOneDriveと異なります。
製品の名称通り、OneDrive for Businessは法人向けサービスです。
そのため、企業で導入を検討している方は、OneDrive for Businessを選択しましょう。

最大ユーザー数は300人

Microsoft 365は、Officeソフトだけでなくチームワークやコミュニケーションに役立つクラウドサービスも充実しています。チャット・通話・会議のツールとしてMicrosoft Teamsを利用すれば、最大で300人のビデオ通話・オンライン会議が可能です。Exchangeを活用することで、ユーザー同士がスケジュールを共有でき、参加形態はリモート・社内を問わないため、会議の日程調整もスムーズに進むでしょう。

料金体系

Microsoft 365 Business Basicの料金体系は、年間のサブスクリプションで、1ユーザーあたり月額750円（税別）です。
法人全体での年間利用料は、9,000円（750円×12ヶ月）×利用ユーザー数で試算できます。
なお、1ヶ月の無料お試し期間が設けられているので、正式申し込みの前に活用しましょう。

対応するOS

Microsoft 365の対応するOSは、WindowsがWindows11・Windows10・Windows8.1、MacがmacOS Big Sur、macOS Catalinaに対応しています。ただし、古いバージョンのOSでは一部機能が制限されることがあります。

また、毎月の更新プログラムにより、提供されるソフトは常に最新の状態が保たれますが、最新バージョンにアップグレードするためには、一部のプランでは別途費用がかかる場合があります。

Microsoft 365 Business Basicを選ぶメリット

Microsoft 365 Business Basicは、「一般法人向け」のMicrosoft 365サービスのなかでは最安のプランですが、それでも大容量のクラウドストレージサービス・コミュニケーションツール・安心のデータ保守などのサービスが充実しています。上位プランでなくても活用できるMicrosoft 365 Business Basicのサービス、メリットを紹介します。

独自のメールアドレスを利用可能

Microsoft 365 Business Basicを契約すると、メール・スケジュール管理のソフトであるExchangeが利用可能になります。独自ドメインのメールアドレスを利用すれば、社内ではメールのやり取りの簡易化・誤送信を防止でき、会社名をドメインに含めれば社外に対しては、信用の向上につながるでしょう。常に最新のウイルス対策・マルウェア対策が施されているため、セキュリティ面でも安心感があります。

チームワークを強化する2つのサービスが利用可能

Microsoft 365 Business Basicでは、チームワークを強化し生産性を高めるための2つのサービスが提供されています。
1つ目は「Microsoft Teams」です。チャット・通話・会議・ファイル共有を主な機能とするツールで、リモートワーク・出張などにより社内に不在でも手軽にコミュニケーション、情報共有が可能です。複数人で同じデータを同時編集できるため、生産性の向上につながります。
2つ目は「SharePoint」です。イントラネット（企業内ネットワーク）上にチーム用のサイトを作成し、チームの情報伝達や作業を効率化するツールです。
いずれも強固なセキュリティ対策がなされた環境で、データ・情報のやり取りが可能です。

導入済みOfficeソフトを引き続き利用可能

Microsoft 365 Business Basicでは、Web版・モバイル版のOfficeソフトは利用できますが、デスクトップ版をインストールできません。しかし、すでにデスクトップ版Officeソフトを導入済みで保守対象期間がまだ残っている場合には、保守が切れるまで引き続き利用しつつ、Web版・モバイル版も併用することで、データアクセスの利便性、共同作業による業務効率化のメリットを得られるでしょう。

1TBのストレージを考慮した場合の割安な価格設定

Microsoft 365 Business Basicの料金は、1ユーザーあたり月額750円（税別）です。OneDriveのクラウドストレージサービス（OneDrive for Business） が含まれており、1TBのクラウドストレージを利用できる点を考慮すると、さらにOfficeソフト・各種クラウドサービスまで利用可能なため、コストパフォーマンスは非常に高いといえます。

Microsoft 365 Business Basicと他の4つのプランとの違い

Microsoft 365は、「家庭向け」と「一般法人向け」に大きく分けられますが、「一般法人向け」のなかでも料金の異なるいくつかのプランが用意されています。ここからは、「Microsoft 365 Business Basic」の上位プランとして「Microsoft 365 Business Standard」と「Microsoft 365 Business Premium」、想定する利用ユーザーが異なる「Microsoft 365 F3」、企業規模が大企業向けの「Microsoft 365 E3」の合計4つのプランについて違いをみていきます。

Microsoft 365 Business Standard

「Microsoft 365 Business Standard」の料金体系は、年間のサブスクリプションで、1ユーザーあたり月額1,560円（税別）です。月額750円（税別）の「Microsoft 365 Business Basic」の約2倍の料金設定になっているのは、デスクトップ版のOfficeソフト（ Word・Excel・PowerPoint・Outlookなど）を使用できる点が大きいでしょう。ユーザー 1 人につき5台の端末にフル機能のOfficeソフトをインストールできるのは魅力的です。

Microsoft 365 Business Premium

「Microsoft 365 Business Premium」の料金体系は、年間のサブスクリプションで、1ユーザーあたり月額2,750円（税別）です。月額1,560円（税別）の「Microsoft 365 Business Standard」からさらに2倍弱料金が上がりますが、サイバー攻撃や情報漏洩などのリスクから組織のデータに接続するデバイスをセキュリティで保護するとともに iOS、Android、Windows、MacOS のデバイスを常に安全で最新の状態に保つことができます。

Microsoft 365 F3

「Microsoft 365 F3」の料金体系は、年間のサブスクリプションで、1ユーザーあたり月額1,000円（税別）です。月額750円（税別）の「Microsoft 365 Business Basic」と近い金額ですが、利用ユーザーとして現場担当者を想定しており、現場の業務効率化のためのOfficeソフト・クラウドサービスが多数用意されています。具体的には、顧客からの予約受付や予定の管理を効率化するMicrosoft Bookings、チームの作業スケジュールを管理するMicrosoft Plannerなどが利用できます。

Microsoft 365 E3

Microsoft 365 E3は、大企業での利用が想定されています。料金体系は、年間のサブスクリプションで、1ユーザーあたり月額4,500円（税別）です。ここまで紹介したプランとは料金設定が明らかに異なります。Microsoft 365 E3のプランでは、最高クラスのセキュリティ及びコンプライアンス対策が提供され、生産性を向上させるためのツール・環境が多数用意されています。

Microsoft 365 Business Basicを導入するにあたっての注意点

Microsoft 365 Business Basicを導入すれば、業務の効率化・コミュニケーションの活性化・セキュリティの向上など、さまざまなメリットがあります。一方で、新しいITツールの導入は、全社に大きな影響を及ぼすものであるため、慎重な導入準備が必要です。Microsoft 365 Business Basicを導入する際に注意すべき点として、「トライアル期間」「機能の検証」「操作性」の3つが挙げられるので、以下で解説します。

無料トライアルの利用

Microsoft 365 Business Basicは、向こう1年間の利用料金を支払うことで本契約となりますが、その前に1ヶ月の無料トライアル期間を利用可能です。新しいITツールの導入全般に言えますが、実際に利用してみないとどのくらい効果がありそうか、自社の環境に合っているか、業務フローの変更が必要かなどの確認ができません。本契約の前に、1ヶ月の無料トライアル期間を有効に活用しましょう。

機能の検証

Microsoft 365 Business Basicでは、Officeソフトに限らずさまざまなクラウドサービスを利用できます。自社の業態・会社環境から使用しない機能がある場合には、必要なサービスのみ使用すればよいですが、問題になるのは、必要な機能が搭載されていないことが導入後に発覚するケースです。例えば、ユーザーが完全オフラインの環境で日常的にWord・Excelを操作する機会が多いのであれば、Microsoft 365 Business Basicでは、デスクトップ版Officeソフトを利用できないため、上位プランへの加入が必要になるでしょう。
ユーザーの利用環境を十分にヒアリングしたうえで、最適なプランを選択しましょう。　

操作性の確認

Microsoft 365 Business Basicは、他のITツールと同様に導入しただけでは効果は期待できず、実際にユーザーに適切に運用してもらうことで導入メリットが得られます。あまりに操作が難しいと業務自体に支障をきたし、場合によっては使われないリスクもあります。Microsoft 365 Business Basic導入にあたっては、機能の検証に加え、特にクラウドサービスにおけるユーザーの操作性についても十分な確認を行いましょう。　　

まとめ

Microsoft 365 Business Basicの内容・使い方・他プランとの違いを解説しました。当サービスを導入すると、どこにいても複数の端末から特定のデータにアクセスでき、関係者間で同時編集が可能になるため、業務の効率化に役立つでしょう。またセキュリティ対策、コミュニケーション活性化といったメリットもあります。他のプランとの違いも紹介したので、Microsoft 365 Business Basicの導入検討の際にぜひ当記事を参考にしてください。

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