これまでは国産のグループウェア（オンプレミス型）に付随したワークフロー機能を使い、申請・承認などの社内業務を運用していました。社内ネットワーク上では快適に使えていましたが、テレワークの普及や働き方の多様化に伴い、「リアルタイムな状況確認がしづらい」といった不便さが顕在化してきました。
同時に、Microsoft 365の導入も進んでおり、スケジュール管理やファイル共有などの機能はMicrosoft 365でまかなえるようになってきたため、社内としても「徐々にMicrosoft 365へ移行・統合していこう」という方針が生まれました。
ただ、申請業務に使っていたワークフロー機能に関しては、Microsoft 365に標準で備わっているものではカバーしきれない部分もあり、そこをどうするかが課題になっていました。

業務の拡大とともに、申請経路が複雑化していく中で、既存の設定画面ではルート全体を把握するのが難しくなっていました。分岐条件を設定しようとすると、縦にズラリと並ぶUIになっていたため、全体像がつかみにくく、複雑なルートになればなるほど設定や運用に負担がかかっていたのが正直なところです。
また、あくまでグループウェアの付属機能という位置付けであるがゆえに、改善要望を出しても他機能との優先度の兼ね合いもあってか、なかなか対応に至らないことも多く、今後の業務展開を見据えて、よりワークフローに特化したシステムへの移行を検討するようになりました。

まず、申請フローの作成が格段に分かりやすくなりました。FLOW+では、分岐の条件やルートが横に展開されて視覚的に表示されるため、申請経路全体を俯瞰して確認できます。「この申請はどこに回るのか」「どんな条件で誰が承認するのか」が、ひと目で把握できるようになり、フローの設計や修正がとてもスムーズになりました。
設定ミスのリスクも減り、これまで「こういうルートは作れるだろうか」と悩んでいたような複雑なケースも、積極的に実現できるようになったのは大きな進歩です。

FLOW+では、組織や従業員のマスタ情報に対して「適用開始日」を設定できるため、たとえば新年度に向けた異動や組織改編がある場合でも、あらかじめマスタを登録しておくことができます。
従来は異動の当日にすべての設定作業を行っていたため、毎年その時期になると“人海戦術”のような対応が必要でしたが、今では事前準備でほとんどの作業を済ませておけるので、運用負荷が大きく軽減されています。管理部門からも「もっと早く移行しておけばよかった」という声があがるほどです。

さらに、オンプレミス環境で必要だったサーバー機器の導入や更新・保守といったコストが不要になりました。利用料も月額換算で一人あたり200円と非常にリーズナブルで、トータルコストの削減という面でも大きな効果を感じています。

Microsoft 365の導入が進みTeamsも全社利用している中で、FLOW+からTeamsへ通知を飛ばせるようになったことで、申請の存在に気づかずに滞るケースが減りました。日常的に使っているチャットツールで承認依頼が届くので、承認者側もスムーズに対応できています。また、クラウドサービスなので、外出先や自宅からもアクセスできるのは大きなメリットです。どこにいても承認状況が確認できることは、テレワーク時代において非常に心強いと感じています。

FLOW+はワークフローに特化したシステムということで、こちらの業務ニーズにしっかりと耳を傾けてくれていると感じています。導入後のサポートも丁寧で、相談もしやすく、安心感がありますね。
今後、社内の申請業務がさらに細分化・高度化していく中でも、使いやすさと柔軟性を両立しながら機能進化を続けてくれることを期待しています。単なる申請ツールとしてだけではなく、業務全体の可視化や標準化を進めるためのプラットフォームとして、FLOW+を活用していきたいと考えています。