2018年に経済産業省が「デジタルトランスフォーメーションを推進するための ガイドライン （DX推進ガイドライン）」を発表したことを機に、弊社でも積極的にDXを推進しようという気運が高まりました。最終的にはフルスクラッチで社内システム全般を刷新しようという方針に決定。しかしいきなり全てのシステムを変えるのはコスト的にも社内の業務フロー的にも難しいので、まずは段階的にRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入し、単純作業の自動化を進めることになりました。​

最初の課題はバックオフィスの業務量圧縮でした。バックオフィスは手作業による対応が多く、他部署が絡むためプロセスの変更が難しい業務です。そのため、RPAによる「業務プロセスが大きく変化しない自動化」の恩恵を強く感じられるだろうと考えていました。また、現場に負担をかけずにデジタル化の効果を実感してもらい、社内システム刷新に向けたDXの気運を高めるという狙いもありました。

一番の理由は価格です。RPAの導入に向け主要な他社製品のいくつかにも見積もりを取りましたが、カコムスさんから提示されたライセンス費用が圧倒的に安価な見積もりでした。RPAの調査をしていく中で、導入後にRPAをほとんど使わなくなってしまったという話をよく耳にしました。そのため、まずは安く小さく試すところからスタートしようと考えましたので、年間何百万もライセンス料を払う必要がある会社にはお願いできなかったんです。カコムスさんはその点、正直10分の1くらいの価格の上、年払いではなく月額の支払いにも対応されていたので、非常にありがたかったですね。また本社が大阪にあるというのも大きな理由のひとつでして、何かあったときにも密に連携していただけるだろうという期待もありました。

導入前の2カ月ほどを使い、バックオフィスの業務を徹底的に洗い出しました。代表的な業務のひとつが歩合の計算です。弊社は営業会社なので、各営業マンは成績に応じて歩合が発生します。導入前は、契約書を見ながら基幹システムへ手作業で入力し、上司とダブルチェックを行った上で経理に申請するというような、何段階にも分かれたフローで歩合計算を行っていました。こうした業務をひとつひとつ切り分け、段階的にRPA化できるようにカコムスさんに事務所まで来ていただき、1～2カ月ほどかけて開発を進め、徐々に自動化した業務の割合が増えていきました。

システム面ではほとんど苦労はありませんでした。Power Automate for desktopのUI上にあるメニューが非常に直感的で、見れば何ができるのかおおよそ予想がつきます。カコムスさんにレクチャーしていただいていたこともあり、非常に導入はスムーズでした。
強いて言えば、RPAの導入効果を上層部や現場に浸透させるためのプレゼンテーションに少々手間がかかりましたが、多くの場合成功事例を実際に見せることで解決できました。それまで延べ50時間の工数をかけていた業務がボタン1つですぐに終わるシーンを実際に見ていただくことで、上層部からは「RPAすごいね」「DXが進んでいるね」と驚きの声をいただきました。
現場リーダーもRPAが動いているところを見ると驚いていましたね。実際に時間が大幅に短縮できたところを見たリーダーからは、あれも入れたいこれも入れようという要望が今も多く寄せられています。

前述のように、これまで単純作業にかかっていた時間が大幅に削減されました。弊社は不動産事業もやっていますので、これまでは市場の取引履歴や実績情報を収集するのに3時間以上かけていましたが、これが20秒で済むようになるなど、非常に広い範囲で高い成果を出しています。
また人間の手作業により発生していたミスがなくなったのも非常に大きな成果だと思っています。たとえば経理では、ひとつの数字のミスが決算にも影響し、大きな手間をかけて訂正するといったことがありました。RPA導入後はケアレスミスそのものがなくなりますので、会計数字に対する信頼性が大幅に向上しました。
業務の高速化と正確性向上が同時に果たせたことで、バックオフィスからは「新しいことに積極的に取り組む時間が取れるようになった」と好評の声をもらっています。

先述しましたとおり、弊社は基幹システムの刷新を予定しており、Power Automate for desktopは言わば旧システムから新システムへのつなぎとして導入しておりました。基幹システムの刷新にともない、現在動かしているPower Automate for desktopの大半はその役目を終えますが、今後も新しい基幹システムとあらゆる外部システムを自動で繋ぎ込むためのツールとして、Power Automate for desktopには活躍してもらう予定です。また、今後拡大・変化していく業務の中で新たに自動化が求められるケースがでてくるようなら、RPAでしっかりキャッチしていけるように取り組んでいきたいと思っています。
カコムスさんにはPower Automate for desktopの新たな活用方法のアイディアがあれば、ぜひお力添えをいただきたいと思っています。弊社のスローガンである「オフィスをレベルアップする会社」として社会に貢献していくためにも、今後も長くお取り組みさせていただけることを期待しております。