長年使っていた基幹システムが老朽化する中で、業務上のさまざまな課題に直面しました。特に問題だったのは「データの散在」です。たとえば顧客情報はMicrosoft Access（以下、Access）、販売情報は基幹システムで管理しており、お客様の会社名や担当者名が変更になるたびに、両方のデータを二重で修正する必要がありました。

見積書は、申請・承認フローが紙ベースで行われ、煩雑な作業を経て、依頼先へ提出していました。 機能面でも、複写機能が限定的で一部のデータしかコピーできなかったり、業務上の細かい不便さが数多く存在していました。

このような課題を抱える中、基幹システムで使っていたブラウザのサポート終了が迫り、開発ベンダーからも保守契約終了の申し出があったことを機に、システムを刷新することになりました。

まずはコスト面。その上で、旧基幹システムと同等以上の機能が使えることや、機能を柔軟に追加できることも重視しました。低コストかつ機能の拡張性に優れている製品を探す中で、オープンソースERPの「iDempiere」に着目し、カコムスさんの「DecERP」を見つけました。

最大の決め手は、圧倒的なコストパフォーマンスの良さです。オープンソースをベースにしており、標準機能も豊富にあるため、コストを抑えられる。旧システムにはなかった顧客管理機能も、ローコード開発により比較的安く追加できることも大きな決め手でした。

また、営業担当の方の対応も後押しになりました。私たちはシステム開発に不慣れであり、十分な情報を提供できませんでした。それでもカコムスさんは限られた資料から旧システムの仕様を丁寧に読み解き、細やかな提案をしてくださった。「カコムスさんなら契約後も寄り添って開発を進めてくれるだろう」と信頼できました。

加えて、電子帳簿保存法やインボイス制度といった最新の法制度にも対応しているので、コンプライアンスの面でも安心して導入を決められました。

2023年7月に開発プロジェクトを始動しました。要件定義の打ち合わせに時間がかかって大変でしたが、初期段階で細部まで仕様を固められたおかげで、その後の開発工程をスムーズに進めることができました。10月から具体的な設計・開発をスタート。試行期間を経て、2024年7月に本格的な利用を開始しました。プロジェクトの進行状況が課題管理表やタスク一覧で常に可視化されていたので、全体を把握しながら進めやすかったですね

開発では、カコムスさんからご提案いただいた「アジャイル開発」という手法を採用しました。これは機能ごとに「実装」「テスト」「評価」を行い、このサイクルを繰り返しながら開発する手法です。開発中に確認のステップを重ねられたことが、運用開始後のトラブル防止につながっていると思います。

コミュニケーションは円滑で、メールや電話、ウェブ会議など、その時々の状況に応じて対応してくださいました。

特に印象に残っているのが、当初の要件にはなかった「棚卸し」の機能を追加していただいたことです。当社は9月末決算なのですが、開発が進み始めた10月頃、社内はちょうど期末棚卸しの作業に追われていました。当時はまだ旧システムを使っていましたが、在庫の数量しか出力できず、計算・集計作業が煩雑でヒューマンエラーも起こりやすい状況で……。「この作業を自動化したい」と考えてカコムスさんに相談したところ、「できますよ」「やりましょう」と応じて、開発する機能に追加してくださいました。要件定義が終わった後だったにもかかわらず臨機応変に対応してもらえて、本当にありがたかったですね。

通常業務との両立に苦労しました。特に大変だったのは、システムの試行期間が社内の繁忙期と重なってしまったことです。新しいシステムの使い方に習熟する時間がなく焦りを感じていたところ、カコムスさんが当社の状況を汲み取り、本番稼働のスケジュールを見直してくださって。そのおかげで、実践的なトレーニングの期間を十分に確保でき、担当者の気持ちにも余裕が生まれて万全の準備ができました。

まず、業務効率が大きく向上しました。
各業務に合った帳票出力機能を追加したことにより少なくとも10％以上の効率化を実現。特に、カスタマーサービスや受注・発注業務、海外からの仕入れ業務の担当者から、「業務効率が上がった」「便利になった」との声が多く上がっています。

また、見積もりの作成がほぼペーパーレス化され、承認フローもシステム上で完結するように。これにより、出張先など社外からでも業務を進められるようになりました。

製品の在庫についても、DecERP上で適正数を管理して下回った場合にはアラートが出るため、発注漏れ防止によるミスがなくなりました。 また、月末に在庫評価を行えることにより、税理士との試算表のやり取りもスムーズかつ正確に行えるようになったことも大きな変化です。

個別の機能では、「複写機能」が社内で大変好評です。過去に作成した見積もりを丸ごとコピーしたり、受注伝票のデータから発注伝票を作成したりできるため、入力の作業負担とミスが大幅に減りました。

これに加えて、画面の分かりやすさも入力ミスの防止につながっています。たとえば受注伝票の画面では、顧客情報などの全体（親タブ）と、品目の明細（子タブ）が同じ画面上に表示されるため、全体を見ながら入力作業を進めることができます。

このほかにも、旧システムではできなかった顧客管理を同一システムで管理できることで、保有している装置スペックや部品検索も可能になったこと、シリアル番号による検索ができるようになり、装置の移設履歴（設置場所の変遷）が把握しやすくなるなど、便利な機能が数多くあり、日々の業務全体が大きく改善されたと感じています。

現状でも完成度の高いシステムに仕上がっていますが、システムは毎日使う中で「こうだったらもっと便利なのに」という新たな要望やアイデアが出てくるものだと思います。DecERPは標準機能が豊富であり、必要に応じて機能を追加したり、業務に合わせて柔軟にカスタマイズすることもできるソリューションですから、現場の声を吸い上げながら今後もシステムを進化させていきたいですね。

たとえば、今は別の方法で管理している名刺のデータをDecERPと連携できれば、さらに業務がスムーズになるはずです。また、顧客管理の画面からワンクリックで見積もりを作成できる機能があれば、入力の手間やミスをさらに減らせるのではないかと考えています。

開発期間中はもちろん、運用が始まった後も親身に相談に乗っていただき助かっています。私たちはITに精通しているわけではないので、カコムスさんの存在は非常に心強いです。今後もこれまでと変わらない手厚いサポートの継続を期待しています。