2025年1月からカコムスのMicrosoft 365運用・保守支援サービスを利用しています。もともと長く使ってきたグループウェアがあったのですが、2025年3月でサービス終了することになり、代わりの仕組みを用意しなければならなくなりました。そこで、2024年夏頃から外部の専門パートナーに依頼して、メールやポータルを含む Microsoft 365の環境構築を進めていました。

メールの切り替え自体は、問題なく完了しましたが、スケジュール管理や掲示板、社内ポータルなど、旧グループウェアに残っていた機能がまだ多くあり、これらをMicrosoft 365に移行していく必要がありました。そこで、実際に相談しながら整備を進められるパートナーを探し始めたことが、支援を依頼するきっかけとなりました。

まずは、Microsoft 365、とくに SharePointを使ったポータル構築の知見があることを重視しました。ホームページや YouTubeなどでの情報発信を見て、実績やノウハウがあるかどうかを確認していきました。

加えて、Microsoft 365の環境構築を依頼していたパートナーとはすべてリモートでやり取りしていて、コミュニケーションに苦労する場面が多かったことから、関西圏に拠点があり、必要に応じて対面でもやり取りできることも重視しました。顔を合わせて話ができると、こちらの細かい意図や課題も汲み取ってもらいやすいと感じていたからです。

さらに、将来的には内製化していきたいという思いもありましたので、自分たちが主体的に手を動かすことを前提に伴走していただけるかどうか、この視点も重視したポイントでした。

カコムスを選んだ一番の理由は、当社が主体となって進める前提のもと、伴走していただく進め方に対応いただけた点です。サービス開始前にも、こちらから「自分たちで作業するので、詰まったときに一緒に考えてほしい」という希望を伝えたところ、その前提でプランを組み立ててくれました。また、「毎週のオンサイト対応で、課題管理をしながら進めていきましょう」といった提案を早い段階でしてくれたことも、安心材料になりました。

最初は 30 時間のプランでスタートし、足りなければ追加、余れば翌月に繰り越しできるといった、対応量に合わせた柔軟な時間設計も魅力でした。

他にも情報発信が豊富であることや、既存の取引先からの評判も確認し、実績と信頼がある会社だと感じられたことも決め手の一つです。

サービスの利用を開始し、まずは旧グループウェアで使っていた機能を SharePoint のポータルに移行することを第一の目的として進めました。毎週の打ち合わせの中で、出てきた課題や疑問点をその都度説明してもらいながら一つひとつ解消していく、といったスタイルをとりました。
サービスの利用開始後、約3カ月で新しい SharePoint ポータルへ切り替えを行うことができ、短い期間で移行を完了できたのは大きな成果だったと感じています。

またちょうどそのタイミングは移行直後ということもあって、社内メンバーからMicrosoft 365全般の問い合わせも増えていたため、ポータルの構築と並行して、メールやTeamsなどに関する質問にも幅広く対応していただきました。

最初の半年間は30時間のプランを継続し、その後は問い合わせ量や作業量が落ち着いてきたタイミングで時間数を減らすなど、状況に合わせてサービスの使い方を調整していきその都度最適に活用できたと感じています。

とても丁寧に対応していただけたと考えております。
こちらの相談に対して、できること・できないことを明確に示していただけるので、判断がしやすく安心感がありました。

例えば、Microsoftに直接確認が必要な内容についても、そのまま丸投げされるのではなく、どこまでカコムス側で調べ、どこから先を自社で問い合わせるべきか、うまく切り分けながら対応してくれました。

小さな疑問でも気軽に相談できる雰囲気があり、何かあればまず相談できる“かかりつけ医”のような存在として頼りにしています。

時間制のサービスということもあり、決まった時間をどう有効に対応していただくかは意識していました。課題管理表を使って問い合わせ内容に優先順位をつけ、「今すぐ相談するもの」「後でまとめて聞くもの」と整理しながら進めたことで、その都度状況に応じて、最適な対応を納得のいく形で進められていたと感じています。

また、移行直後は社内からの問い合わせも多かったため、最初の半年は 30時間のプランを継続し、問い合わせ量や作業の落ち着きが見えてきた段階で時間数を調整しました。こうしたペース配分を柔軟にできたことで、スムーズに進められました。

権限設定やライブラリ構成など難しい部分については、カコムスに資料を作成してもらい、それを社内や関係会社に展開することで、自分たちでも対応できる範囲が広がりました。こうした積み重ねが、内製化の推進にもつながったと感じています。

旧グループウェアで実現していた機能は、形は変わりつつも、ほぼすべてSharePoint 上で再現できるようになりました。特別なカスタマイズを多用したわけではなく、基本のパーツを組み合わせながら、運用しやすい形に整えていけたのは良かった点だと思います。

また、カコムスと一緒に進める中で、社内の担当メンバーが自分たちで変更・対応できる範囲が広がり、今では関係会社から「ポータルを作りたい」と相談された際にも、自社側で説明し、対応できるようになってきました。内製化という意味でも、大きな前進があったと感じています。

コミュニケーション面でも、以前のベンダーとのメールベースのやり取りと比べて、Teams上でのチャットやファイル共有を活用することで、回答までの時間が短くなり、履歴も追いやすくなりました。ちょっとした質問でもすぐに反応してもらえるので、問題解決までのスピードが上がったことも大きな効果です。

Microsoft 365 の導入自体は一通り完了したという認識ですが、今後はセキュリティ対策をさらに強化していく必要があると感じています。

メールやファイルがクラウドにあり、パソコンだけでなくスマートフォンからも利用できる時代ですので、どのように安全性を確保していくかは重要なテーマです。経済産業省が推進するサプライチェーン強化に向けたセキュリティ対策評価制度に沿って、どのレベルを目指すべきかも含めて考えていきたいと思っています。

また、社内ポータルだけでなく、スケジュール管理やアドレス帳の使い勝手の向上も課題だと感じています。部署別の階層表示など、ユーザーが直感的に使いやすい仕組みを検討していきたいですね。

さらに、Power Platform （RPAやローコード）、Teamsのボット（社内チャットボット）など、Microsoft 365 に含まれるさまざまな機能を活用することで、業務効率化やDXにも取り組んでいければと考えています。

これからも、実務に寄り添った提案を続けていただきたいと考えています。
セキュリティ対策や Power Platform、AIの活用など、こちらでは気づきにくい改善の余地について、引き続き積極的に提案いただけると嬉しいです。

また、社内だけでは対応しきれない部分については、一緒にサポートしていただきながら、改善を進めていけると心強いです。幅広い視点から情報を届けてもらえると心強いですし、今後も継続的に現場に寄り添う支援を期待しています。