【カコムスSEが書く「明日から役立つ」ITコラム】承認ワークフローシステム、どう作るべき？

承認ワークフローシステム、どう作るべき？

スクラッチ開発・Power Platform・既存サービス…どれが正解？

「ワークフローの電子化は必要だとわかっている。でも、何をどう選べばいいのかが決まらない」
こうした相談を、情シス・DX推進担当の方からよくいただきます。承認フローの電子化は優先度の高い課題でありながら、いざ検討を始めるとスクラッチ開発・Power Platform・既存のワークフローサービスのどれが正解なのか、判断できずに立ち止まってしまうケースが少なくありません。

なぜ判断が難しいのか

難しさの本質は、機能や価格だけでは選べないことにあります。
たとえば「Power Platformは柔軟で低コスト」と聞けば魅力的に映ります。しかし、社内に継続運用できる担当者がいなければ、導入直後から行き詰まる可能性もあります。逆に、既存サービスを選んでも、サービスでカバーできない業務フローが多いと「例外運用」が残り続け、気づけばシステムが形骸化してしまう可能性もあります。
重要なのは機能比較より先に、自社の業務実態・運用体制・将来の変更頻度という3つの軸を整理することです。この3点を押さえることで、判断の方向性はかなり絞られます。

3つの選択肢には「向いている役割」がある

① スクラッチ開発

独自の承認ルールや複雑な例外処理があり、業務をシステムに合わせられない場合に適しています。コストと期間はかかりますが、業務をできるだけ再現できます。

② Power Platform

Microsoft 365をすでに活用しており内製化を進めたい場合に向いています。IT担当者などが継続的に運用できる体制があれば、スクラッチや既製品に比べて細やかな変更対応が可能です。

③ 既存ワークフローサービス

標準的な承認フローで業務が回る場合に最適です。導入が早く安定しており、「まず電子化を進めたい」企業やシステムの運用保守を自社で抱えたくない企業には特に向いています。

「どれが正解か」より「自社に合う選択」

3つのどれが優れているかという話ではありません。それぞれの特徴を踏まえ、自社の状況に合うものを選ぶことが大切です。当社は3つすべての方法でご支援が可能なため、特定の手段に誘導することなく、まずお客様の状況に合わせた「選び方の整理」からお手伝いします。「結論が出ていない」状態でのご相談も、もちろん歓迎です。