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専門業務のアウトソーシング受託や採用代行を通じ、最適化された業務プロセスを提供するパーソルワークスデザイン株式会社様。顧客を横断したデータ分析とレポーティング業務の省力化・脱属人化を実現するため、データ分析基盤の構築とPower BIの導入を進められました。分析基盤構築に踏み切った課題と導入の効果、今後の展望について、導入を担当された加藤様・大峯様・桑原様にお話を伺いました。
Power BI・Azure・データ分析基盤導入事例 クラウドベースのデータ分析基盤構築：Azure Data FactoryとPower BIの連携による効率的なレポーティングシステム
POINT 事例のポイント
- データの一元管理・共有化のためデータ分析基盤の構築
- 採用データの横断的な分析を可能にするデータ共通化
- 柔軟な分析とレポーティング実現のためPower BIを導入
課題・ご要望
- クライアントに提供するレポート作成業務の工数削減
- フォーマットの不統一によるレポーティング業務の属人化解消
- 横断的な分析を可能とするデータベースの構築
導入・効果
- レポート作成時間を想定の4倍短縮
- 自動化による業務全体の工数削減
- レポート作成業務の属人化解消
データ分析基盤構築・Power BIに関するお問い合わせ
PROFILE お客様情報
- ご担当者様：
- 人事ソリューション本部 リクルーティングソリューション1部 HRサービス開発課 加藤 崇之様、大峯 昴様、桑原 美崇様
パーソルワークスデザイン株式会社様は、総合人材サービスのパーソルグループで、アウトソーシングサービスを展開する企業です。 バックオフィス業務・BPO・ITサポート・RPOなど様々なアウトソーシングを専門とされております。 事務処理やシステム設計、採用業務など企業・業界問わず必ず発生する”必要不可欠な業務”をサポートされています。
PROBLEM 課題・ご要望
分析基盤構築の導入を進められた理由をお聞かせください。
大峯）弊社のRPO（Recruitment Process Outsourcing：採用代行）事業では複数のプロジェクトが進行しており、それぞれにおいてクライアントにレポーティングを行っております。各プロジェクトの担当が独自のフォーマットで作成したレポートをクライアントにご提供していたため、業務が属人化しやすく工数が増える傾向がみられました。
ゆくゆくは「統計値化した上で横断的に分析可能とし、更なる価値を提供する」という社としての目標がありましたので、レポートのフォーマットを統一した上で分析基盤となるデータベースの構築が必要だと考えていました。
弊社（カコムス）にご依頼いただいた決め手はございますか？
大峯）当初データベース構築については御社を含む4社に相談しました。各社からデータベースの構築に関するご提案をいただいたのですが、御社だけはデータベース構築に留まらない、一歩先を行くご提案をくださいました。
正直に申しますと価格面だけで見ればもっと安いお見積もりの会社もあったのですが、御社には課題解決に向けたベストな方法を提案してくれる期待感がありましたので、ほとんど迷うことなく御社にお願いすることを決めました。
ご提案の中でどのようなポイントをご評価いただいたのでしょうか？
大峯）ご相談をする前、弊社は各データのデータベースへの集約は各担当が手動で行うイメージを持っていました。業務を効率化し属人化から脱却したいと考えていたのですが、具体的な手段まではイメージしきれていませんでした。この点を御社にご相談したところ、データ収集のオートメーション化を含めたご提案をいただき、「こんなこともできるのか」と大変驚きました。
またやりとりのレスポンスが迅速で、その上で毎回弊社の要望を踏まえたご提案をいただきましたので、安心してお任せできると確信しました。
EFFECT 導入・効果
分析基盤構築後、どのような効果がございましたか？
桑原）課題のひとつであったレポートの作成時間について、結果的に「大幅な短縮」に成功しました。当初はレポートの作成時間を1.25時間ほど短縮できると見込んでいたのですが、今回のレポーティングシステムを導入した結果、約5時間の短縮に成功しました。想定の4倍もの短縮効果があるとは全く想像していませんでしたので、本当に驚いたのが正直な気持ちです。
大峯）データ収集の自動化からレポート作成が期待通りに動いてくれているのはうれしい限りですね。採用実績のレポートを作成する社員はレポーティング以外にも業務があり、クライアントへのご提案や施策の考案・実行が本業です。その上で行わなければならないレポート作成の負荷は決して小さなものではなかったのですが、自動化によりそこが軽減されたのは現場にとって大きな成果だと思っています。併せて属人化も解消できていますので、社内人事の可能性が広がっていると感じています。
導入にあたって予期せぬ課題やトラブルございましたか？
大峯）2022年9月に弊社側でデータアセスメント（※１）を行い、10月から12月にかけて要件定義を行いました。この要件定義のフェーズは比較的スムーズに進行したと評価しています。一方で1月からの構築フェーズでは、弊社の社内インフラに一部手を入れる必要があったこともあり、社内の情報システム部との調整に苦戦した部分がありました。
※１ データアセスメント：データを客観的に評価すること
桑原）我々にあまり技術的な知識がなかったため、情報システム部にどう依頼をしたらいいのかわからない点があったのですが、御社から「こう聞いたらいい」「こう伝えてほしい」と、スムーズに情報システム部へバトンを渡せるようにコミュニケーションのアドバイスをいただけました。
また、どうしても他のプロジェクトに影響が出るために社内ネットワークを変更できないという問題が発生した場合でも、その問題を回避できるような代替案を提案いただき、無事解決することができました。構築中には大小さまざまな検討がありましたが、いずれも柔軟な発想で対応していただけたのは大変ありがたかったと思っています。
FUTURE 今後の展望
今後の展望についてお聞かせください。
大峯）当初、最序盤の複数プロジェクトへの導入はカコムス社のフォローをいただきながら実施し、その後徐々に内製での導入としていく計画でしたが、1プロジェクト目の導入と並行して3ヶ月ほど丁寧にレクチャーしていただいたおかげで、2プロジェクト目以降の内製導入が成功しています。次の横断分析のフェーズに進むためにも、残りのプロジェクトへの導入を進めたいと考えています。
桑原）現在内製での導入と並行して、御社にはWebツールの開発検討をお願いしています。クライアントに提供するレポートにはPower BIを使用していますが、クライアント側でPower BIをインストールしていただく必要があるため、利便性という面ではベストとはいえないと考えています。クライアントを煩わすことなく情報提供するためにPowerPointにレポートのキャプチャを張り付けたりやPDF化することは可能ですが、データが可変するPower BIの良さが無くなるという問題がつきまといます。
そのため、この問題を解決できるツールをまた改めて協力して開発できると良いな、と思っています。
今後カコムスに期待することはございますか？
大峯）将来的には自社と他社の実績比較ができるような構造を考えていますが、そこに至るデータの集約方法やフォーマットは今も検討している最中です。現在は残りのプロジェクトへの導入を内製するフェーズが進行していますので、並行してご相談に乗っていただければと思っています。
桑原）それだけでなく、我々が進んでいる方向が本当に正しいのか、軸がぶれていないのかと不安になるシーンは今後も多く出てくると思います。そうしたときにアドバイスをいただきながら一緒に進ませていただけると、我々も安心して取り組めると思いますので、引き続きご提案をいただきたいと思います。
加藤）今回のプロジェクトにおいて考えていたデータ分析の仕組みは、採用代行以外の領域でも成果を出せるものと考えています。導入したデータ分析基盤を基本のフォーマットとして他分野のプロジェクトにも流用できる形に整えると面白そうですね。御社とはデータを活用した別の形のビジネスも一緒に検討していければ。と思っています。
担当より一言
ご相談いただいた当初から明確な目的をもってプロジェクトを進めていただき、構築に関しては大きなトラブルございませんでした。 課題の一つであったレポート作成時間に関して大幅な短縮が実現できたということで、我々としても非常に良かったと安堵しております。 今後も貴社ご要望をお聞きし最適なご提案を行ってまいりたいと思います。