【総務担当者がやってみた独学DXコラム】
第4回：Microsoft Formsでファイルを収集してみよう！

はじめに

いつもお世話になっております。経営管理部の岩本と申します。
今回のテーマは「Microsoft Formsでファイルを収集してみよう！」ということで、Microsoft Formsを利用して、前回送付した評価シートを収集して次回以降活用するための準備をします。
前回までに比べるとちょっと軽めのテーマですが、応用の利く内容なのでご活用いただければと思います。

これまでの流れについては、ぜひ過去の記事をご覧ください。
背景や全体像　≪第1回≫

Microsoft Formsとは？

簡単に回答フォームを作成できるツールで、情報を収集するためのフォームタイプと、採点機能の付いたクイズタイプを選んで作成することができます。
パターンも豊富で、テキスト入力、選択肢、順位付け、リッカート、星評価など一通りのことは可能です。

さらに添付ファイルを扱うことも可能で、今回の事例では添付ファイル機能を使って前回のテーマで回答者に送付したファイルを回収し、次の工程での集計にシームレスにつなげています。

また、単純に作成すると回答結果はエクセル形式でローカルへダウンロードできるだけですが、グループフォームとして作成したり、後から移動させてグループ（Teamsのチーム）に紐づけると、紐づけたグループのSharePoint内にファイルが作成されるため、Power QueryやPower BI等で利用しやすくなります（クイズは未対応ですが。。。）

今回の事例の操作方法については前回同様説明資料をご用意しておりますので、下記よりダウンロードしてご確認・実践いただければと思います。

Microsoft Formsの活用事例

さて、Microsoft Formsは単体でも使い出のあるツールですが、Microsoftの他のサービスと連携させることでより業務での活用の幅が広がります。

当社での実用例を挙げると、例えば入社時の必要情報をFormsで登録してもらい給与情報などの情報をPower Queryで結合し人事システムへの取り込みデータを作成したり、今回の360度調査や各種アンケート、従業員満足度調査などの結果を自動集計したりしております。

また、Power Automateとの連携も非常によく活用しています。
Formsの回答をトリガーにPower Automateを起動することが可能なので、様々なことに応用できます。

こちらも当社での実用例を挙げると、問い合わせフォームをFormsで作成し、Microsoft Teamsと連携して通知を送信、Microsoft Plannerと連携してタスクを作成することで、問い合わせをもれなく処理できるようにしています。

シンプルな機能だけに単品で使っても色々な活用方法が見いだせるMicrosoft Formsですが、他のサービスと組み合わせるとさらに可能性が広がるものだと思います。
Power Appsであればさらに凝ったこともできますが、FormsとPower Automateとの連携だけでもかなりのことができますので、いろいろ試していただいて、皆さんの業務の生産性アップに活用してみてください！

配信日：2023年12月26日